- Un office manager parle cinq langues à la fois : celle des RH, celle de l'administratif et de la finance, celle des bureaux, celle des outils, et celle de son contrat.
- Ce lexique définit les termes que vous entendrez dans la bouche d'un office manager, ou que vous lirez dans une fiche de poste ou une proposition commerciale.
- Chaque définition dit ce que le mot désigne, et ce que l'office manager en fait concrètement.
- L'index alphabétique en fin d'article renvoie directement à chaque terme.
Sommaire
- Quels mots désignent le poste d'office manager ?
- Quels termes RH un office manager utilise-t-il ?
- Quel vocabulaire administratif et financier faut-il connaître ?
- Quels termes désignent les bureaux, la vie interne et l'expérience collaborateur ?
- Quels outils un office manager utilise-t-il ?
- Quels termes trouve-t-on dans un contrat d'office management externalisé ?
- Index alphabétique des termes
Le lexique de l'office manager couvre cinq domaines : l'administration du personnel, l'administratif et la finance courante, les bureaux et la vie interne, les outils, et le vocabulaire du contrat quand le poste est externalisé. Les termes ci-dessous sont ceux qui reviennent chaque semaine dans le quotidien d'un office manager, dans une fiche de poste ou dans une proposition commerciale. Chaque définition dit ce que le mot désigne, puis ce que l'office manager en fait concrètement.
Si vous cherchez d'abord à comprendre le poste lui-même, commencez par notre guide Qu'est-ce qu'un office manager ?. Si vous cherchez un mot précis, l'index alphabétique en fin d'article renvoie directement à sa définition.
Quels mots désignent le poste d'office manager ?
Office manager
La personne qui fait tourner le quotidien d'une entreprise. Elle tient l'administration du personnel, l'administratif et la finance courante, les bureaux et les fournisseurs, et elle coordonne les sujets transverses que personne d'autre ne porte. Le poste s'est installé dans les entreprises de 10 à 100 salariés, mais on le trouve aussi dans des groupes de plus de mille personnes, à l'échelle d'un site ou d'une filiale.
Les trois casquettes
La façon la plus simple de décrire le périmètre d'un office manager : les RH au sens administratif, l'administratif et la finance, le workplace et la vie interne. La pondération change d'une entreprise à l'autre. Dans une agence de vingt personnes, la facturation pèse le plus lourd. Sur un site industriel, ce sont les arrivées, les départs et les intérimaires.
Office management
La fonction elle-même, c'est-à-dire l'ensemble des tâches que tient un office manager. On parle d'office management externalisé quand la fonction est confiée à un prestataire plutôt qu'à un salarié interne. C'est ce que nous faisons sur notre page office management.
Assistant de direction
Il accompagne une personne : agenda, déplacements, préparation des réunions, comptes rendus, filtrage, relais du dirigeant. L'office manager, lui, fait tourner une organisation. Certaines tâches se rapprochent, comme l'organisation d'une réunion ou d'un déplacement d'équipe, mais ce sont deux métiers différents. Rédiger les comptes rendus des réunions de l'entreprise, par exemple, n'est pas le rôle de l'office manager. Il sera en revanche le premier à choisir et mettre en place un outil de compte rendu par IA pour les équipes.
Executive assistant
La version anglo-saxonne et plus senior de l'assistant de direction : le bras droit d'un ou deux dirigeants, avec des agendas complexes, des déplacements, la préparation des conseils, souvent en anglais. C'est un métier à part entière, distinct de l'office manager. Chez Facilib, c'est l'un de nos quatre métiers, avec son propre profil.
Gestionnaire administratif
Un profil spécialisé sur le flux administratif : facturation, relances, courrier, organismes, notes de frais. Là où l'office manager tient un poste complet, le gestionnaire administratif traite un périmètre défini, parfois à l'heure. C'est le métier décrit sur notre page gestion administrative.
Services généraux
La fonction qui gère les locaux, la logistique, les achats courants et les prestataires de l'immeuble. Dans une grande entreprise, c'est un service à part entière. Dans une PME, c'est l'une des casquettes de l'office manager.
Workplace & Employee Experience Manager
Un profil consacré entièrement à l'environnement de travail et à l'expérience des salariés : locaux, fournisseurs, événements, bien-être, communication interne, marque employeur au quotidien. Il apparaît dans les structures de 50 à 300 personnes, et au-delà, quand l'administratif est déjà outillé ou porté par une équipe et que les locaux, la croissance ou le multi-sites deviennent l'enjeu central. Il rapporte le plus souvent au DRH ou au head of people, et encadre parfois un ou plusieurs office managers, notamment dans les scale-ups. Il a remplacé ce que les startups appelaient il y a quelques années le « chief happiness officer », un intitulé qu'on n'emploie plus. Nous détaillons la différence avec l'office manager dans Office manager ou Workplace & Employee Experience Manager.
Quels termes RH un office manager utilise-t-il ?
L'office manager ne remplace pas un responsable des ressources humaines. Il tient l'administration du personnel : les formalités, les documents, les échéances. Voici le vocabulaire qui va avec.
DPAE (déclaration préalable à l'embauche)
La déclaration faite à l'URSSAF avant toute embauche, au plus tôt huit jours avant la prise de poste. Elle est obligatoire pour chaque salarié, quel que soit son contrat. L'office manager la fait partir dès que la date d'arrivée est confirmée, et il en garde l'accusé de réception.
Contrat de travail
Le document qui fixe le poste, la rémunération, la durée du travail et la période d'essai. Le CDI est la forme normale ; le CDD et le contrat d'intérim répondent à des cas précis. L'office manager prépare le contrat à partir d'un modèle validé, le fait signer, souvent par signature électronique, et le range dans le dossier du salarié.
Avenant
Une modification du contrat de travail : changement de poste, de rémunération, de temps de travail. L'office manager le rédige sur la base de la décision prise par le dirigeant ou le manager, et suit sa signature.
Période d'essai
La période pendant laquelle chaque partie peut rompre le contrat simplement. Pour un CDI, elle dure au plus deux mois pour un employé, trois mois pour un agent de maîtrise ou un technicien, quatre mois pour un cadre, renouvelable une fois si l'accord de branche le prévoit. L'office manager suit les dates de fin et prévient le manager avant l'échéance.
Registre unique du personnel
La liste de tous les salariés de l'établissement, dans l'ordre des embauches, avec leurs informations essentielles. Il est obligatoire dès le premier salarié et doit pouvoir être présenté à l'inspection du travail. L'office manager le met à jour à chaque arrivée et à chaque départ, souvent directement dans le SIRH.
Visite d'information et de prévention
Le premier rendez-vous du salarié avec le service de prévention et de santé au travail, dans les trois mois qui suivent sa prise de poste. L'office manager déclare le salarié au service de santé au travail, prend les rendez-vous et en suit les échéances.
Onboarding
L'intégration d'un nouveau salarié, de la semaine qui précède son arrivée à ses premiers mois. Concrètement : le matériel commandé à l'avance, les accès créés, le livret d'accueil, le planning des premières semaines. Un office manager qui travaille bien l'écrit sous forme de calendrier, souvent de J-7 à J+90, pour que la prochaine embauche ne dépende plus de qui l'accueille.
Offboarding
L'inverse de l'onboarding : le départ d'un salarié. Restitution du matériel, fermeture des accès, documents de fin de contrat, transmission des dossiers. C'est une étape souvent oubliée, et c'est celle qui crée des risques, en particulier sur les accès aux outils.
Documents de fin de contrat
Le certificat de travail, l'attestation destinée à France Travail et le reçu pour solde de tout compte, à remettre au salarié qui part. L'office manager les prépare à partir des éléments de paie et s'assure qu'ils sont remis à la date de sortie.
Mutuelle et prévoyance
La mutuelle rembourse les frais de santé ; la prévoyance couvre l'incapacité, l'invalidité et le décès. La complémentaire santé collective est obligatoire pour tous les salariés du privé, et l'employeur en finance au moins la moitié. L'office manager affilie les arrivants, gère les dispenses, radie les partants et répond aux questions de remboursement.
Variables de paie
Tout ce qui change d'un mois à l'autre dans le bulletin : absences, congés, heures supplémentaires, primes, arrivées, départs, avances. C'est le cœur du travail de paie d'un office manager : il collecte ces éléments, les vérifie et les transmet au logiciel ou au prestataire de paie avant la date de clôture.
Bulletin de paie
Le document remis chaque mois au salarié avec sa rémunération, ses cotisations et son net à payer. L'employeur doit en conserver un double pendant cinq ans. L'office manager vérifie les bulletins avant leur diffusion et répond aux questions des salariés.
DSN (déclaration sociale nominative)
La déclaration mensuelle qui transmet en une fois les données de paie aux organismes sociaux. Elle part le 5 ou le 15 du mois suivant, selon l'effectif et la date de versement des salaires. Elle est produite par le logiciel de paie ; l'office manager s'assure que les variables qui l'alimentent sont justes et complètes.
Congés payés et RTT
Les congés payés s'acquièrent au fil des mois travaillés ; les RTT compensent un temps de travail supérieur à 35 heures par semaine. L'office manager suit les demandes, les soldes et les règles de pose, en général dans l'outil de gestion des temps.
Arrêt de travail et subrogation
Quand un salarié est en arrêt maladie, la Sécurité sociale verse des indemnités journalières. Avec la subrogation, c'est l'employeur qui maintient le salaire et perçoit ces indemnités à la place du salarié. L'office manager reçoit les arrêts, les déclare, et suit le remboursement des indemnités.
Entretien annuel et entretien professionnel
L'entretien annuel porte sur les objectifs et la performance ; il n'est pas obligatoire. L'entretien professionnel porte sur l'évolution et la formation ; il est obligatoire tous les deux ans, avec un bilan tous les six ans. L'office manager tient le calendrier des campagnes, envoie les trames, relance les managers et range les documents signés dans le dossier de chaque salarié.
Convention collective
L'accord qui complète le Code du travail pour une branche professionnelle : salaires minimums, durée de la période d'essai, préavis, primes. Elle figure sur le bulletin de paie. L'office manager s'y réfère pour toute question de règle, et sollicite un expert quand la réponse n'est pas évidente.
CSE (comité social et économique)
L'instance qui représente le personnel, obligatoire à partir de onze salariés pendant douze mois consécutifs. L'office manager organise souvent les élections, prépare la logistique des réunions et tient le calendrier des consultations.
Titres-restaurant
Une aide au repas financée en partie par l'employeur, entre 50 et 60 % de la valeur du titre, sous forme de carte dans la plupart des entreprises. L'office manager commande les recharges chaque mois en fonction des jours travaillés et des absences.
Quel vocabulaire administratif et financier faut-il connaître ?
L'office manager ne remplace pas le cabinet comptable. Il prépare son travail : les factures, les pièces, les relances, le classement. C'est la casquette qui fait gagner le plus de temps au dirigeant, et celle qui a le plus d'effet sur la trésorerie.
Facturation
L'émission des factures clients, à partir des contrats, des bons de commande ou du temps passé. Une facture comporte des mentions obligatoires : numéro unique, date, identité des parties, détail des prestations, montants HT et TTC, TVA, date d'échéance. L'office manager les émet à date fixe, pour que rien ne parte en retard.
Avoir
Une facture négative qui annule ou réduit une facture déjà émise, à la suite d'une erreur, d'un retour ou d'un geste commercial. On ne supprime jamais une facture : on émet un avoir.
Facture électronique
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir leurs factures sous forme électronique. L'obligation d'émettre suit : les grandes entreprises et les ETI depuis la même date, les PME et les microentreprises au 1er septembre 2027. L'office manager choisit la plateforme avec le cabinet comptable et fait passer les fournisseurs et les clients au nouveau circuit.
Relance et recouvrement
La relance consiste à rappeler à un client une facture échue ; le recouvrement, à obtenir le paiement quand les relances n'ont pas suffi. L'office manager tient la liste des factures en retard et relance à intervalles réguliers, par email puis par téléphone. Dans une de nos missions, ce seul suivi a fait gagner dix heures par mois à la fondatrice.
Délais de paiement
Entre entreprises, le délai de paiement ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Tout retard ouvre droit à des pénalités et à une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. L'office manager fait figurer ces mentions sur les factures et les rappelle lors des relances.
DSO (délai moyen de paiement clients)
Le nombre moyen de jours qu'il faut pour être payé après avoir facturé. Un DSO qui monte signale des relances qui ne partent pas. C'est l'indicateur le plus simple pour mesurer l'effet d'un office manager sur la trésorerie.
Note de frais
Le remboursement des dépenses avancées par un salarié pour l'entreprise : déplacements, repas, fournitures. L'office manager collecte les justificatifs, vérifie qu'ils respectent la politique de l'entreprise, et prépare le remboursement, souvent dans un outil dédié.
Indemnités kilométriques
Le remboursement des trajets professionnels faits avec un véhicule personnel, calculé selon le barème publié chaque année par l'administration fiscale. L'office manager applique le barème en vigueur et vérifie les distances déclarées.
Pré-comptabilité
Tout ce qui précède le travail du cabinet comptable : collecter les factures d'achat et de vente, les rattacher aux paiements, les catégoriser, les classer. C'est la tâche la plus fréquente de la casquette finance d'un office manager.
Rapprochement bancaire
La vérification que chaque ligne du relevé bancaire correspond à une pièce : une facture, une note de frais, un prélèvement. Ce qui reste sans justificatif est relancé. Fait chaque semaine, il évite la course aux pièces au moment de la clôture.
Lettrage
L'opération comptable qui relie une facture à son paiement, pour savoir ce qui est réglé et ce qui reste dû. La plupart des outils de pré-comptabilité le font en partie automatiquement ; l'office manager traite les cas que l'outil ne sait pas rapprocher.
Clôture mensuelle
L'ensemble des tâches de fin de mois : factures émises, pièces complètes, rapprochement à jour, variables de paie transmises. Un office manager la tient avec une check-list, pour que le cabinet puisse produire ses états sans relancer personne.
Expert-comptable
Le professionnel qui tient ou révise la comptabilité, établit les comptes annuels et les déclarations fiscales. L'office manager est son interlocuteur au quotidien : il lui transmet les pièces, répond à ses questions et applique ses consignes. C'est le cabinet qui valide.
TVA
La taxe sur la valeur ajoutée, collectée sur les ventes et récupérée sur les achats. Les déclarations sont mensuelles ou trimestrielles selon le régime de l'entreprise. L'office manager s'assure que les pièces sont complètes avant chaque échéance ; la déclaration elle-même est souvent faite par le cabinet.
Plan de trésorerie
Le tableau qui projette les encaissements et les décaissements des semaines ou des mois à venir. L'office manager le met à jour avec les factures émises, les échéances fournisseurs et la paie, pour que le dirigeant voie venir les tensions.
ADV (administration des ventes)
Tout ce qui se passe entre la commande d'un client et son paiement : saisie des commandes, suivi des livraisons, facturation, gestion des litiges. Dans une PME, l'ADV fait souvent partie du périmètre de l'office manager ou du gestionnaire administratif.
Bon de commande et bon de livraison
Le bon de commande formalise l'achat ; le bon de livraison atteste de ce qui a été livré. Leur rapprochement avec la facture fournisseur évite de payer ce qui n'a pas été reçu.
Kbis
L'extrait d'immatriculation de l'entreprise au registre du commerce, la pièce d'identité de la société. On le demande à l'ouverture d'un compte, à la signature d'un bail ou d'un contrat important. L'office manager en garde une version récente, de moins de trois mois.
FEC (fichier des écritures comptables)
Le fichier qui regroupe toutes les écritures comptables d'un exercice, à remettre à l'administration fiscale en cas de contrôle. Il est produit par le logiciel du cabinet ; l'office manager n'y touche pas, mais la qualité de sa pré-comptabilité en conditionne la justesse.
Archivage
La conservation des documents de l'entreprise pendant la durée légale : dix ans pour les pièces comptables et les factures, cinq ans pour le double des bulletins de paie. L'office manager organise le classement, papier ou numérique, pour qu'un document se retrouve en deux minutes.
Quels termes désignent les bureaux, la vie interne et l'expérience collaborateur ?
C'est la casquette la plus visible : celle que les salariés voient tous les jours. On l'appelle aussi workplace, ou services généraux dans les grandes entreprises. Plus l'entreprise grandit, plus elle pèse dans le poste, jusqu'à devenir un métier à part : le Workplace & Employee Experience Manager.
Workplace
L'environnement de travail au sens large : les locaux, leur aménagement, les équipements, et la façon dont l'équipe s'y sent. Le workplace manager en a fait un métier ; dans une PME, c'est l'office manager qui le tient.
Facility management
La gestion de l'immeuble et de ses services : entretien, maintenance, sécurité, nettoyage, énergie. Dans les grandes entreprises, il est souvent confié à un prestataire spécialisé. L'office manager en est l'interlocuteur côté client.
Flex office
L'organisation où les salariés n'ont pas de poste attribué et s'installent selon leurs besoins et leur présence. Elle demande un système de réservation, des règles claires et un suivi de l'occupation, que l'office manager met en place.
Bail commercial
Le contrat de location des locaux professionnels, en général pour neuf ans avec une sortie possible tous les trois ans. L'office manager en suit les échéances, l'indexation du loyer et les charges, et alerte le dirigeant avant chaque date de sortie possible.
Contrat de maintenance
Le contrat qui couvre l'entretien d'un équipement : climatisation, ascenseur, photocopieurs, extincteurs. L'office manager tient la liste des contrats, leurs dates de renouvellement et les passages des techniciens.
DUERP (document unique d'évaluation des risques professionnels)
Le document qui recense les risques auxquels les salariés sont exposés et les mesures de prévention prévues. Il est obligatoire dès le premier salarié, et doit être mis à jour au moins une fois par an dans les entreprises de onze salariés et plus. L'office manager le tient à jour avec le dirigeant.
Registre de sécurité
Le registre où sont consignés les contrôles et vérifications de sécurité des locaux : extincteurs, alarmes, installations électriques, exercices d'évacuation. L'office manager planifie les passages et s'assure que le registre est à jour.
Achats et fournisseurs
Le choix, la négociation et le suivi des fournisseurs du quotidien : fournitures, café, ménage, informatique, mobilier. L'office manager compare les offres, tient les contrats et vérifie la facturation. Un suivi fournisseurs bien tenu évite les doublons et les renouvellements tacites oubliés.
Accueil
L'accueil des visiteurs, la réception des livraisons, la gestion du courrier et parfois du standard. C'est la partie du poste qui demande une présence dans les locaux, souvent un jour par semaine quand le reste de la mission se fait à distance. Dans une structure plus grande, l'office manager coordonne l'équipe accueil : il organise, il ne la manage pas.
Aménagement des espaces
L'organisation des locaux selon les usages : postes de travail, salles de réunion, espaces calmes, cuisine, zones d'échange. L'office manager recense les besoins, travaille avec l'architecte ou le fournisseur de mobilier, et ajuste après quelques semaines d'usage.
Taux d'occupation
La part des postes ou des salles réellement utilisés sur une période. C'est l'indicateur qui guide le flex office, la renégociation d'une surface ou le choix de nouveaux locaux. L'office manager le mesure avec l'outil de réservation ou par des relevés simples.
Politique de télétravail
Les règles qui fixent qui peut travailler à distance, combien de jours, et dans quelles conditions : équipement, frais, jours de présence collective. Elle est décidée par la direction ; l'office manager en organise l'application concrète, du matériel aux plannings de présence.
Welcome pack
L'ensemble des objets et documents remis à un nouveau salarié le premier jour : matériel, livret d'accueil, accès, petits cadeaux à l'image de l'entreprise. L'office manager le prépare dans le cadre de l'onboarding.
Expérience collaborateur
Tout ce que vit un salarié au contact de l'entreprise, de son recrutement à son départ : les outils qui marchent, les locaux, les rituels, la réponse rapide à une question administrative. On dit aussi employee experience. L'office manager en tient une bonne part, souvent sans que le mot soit prononcé ; le Workplace & Employee Experience Manager en fait son métier.
Bien-être au travail
Les actions qui améliorent le confort, la santé et l'équilibre des salariés : ergonomie des postes, ateliers, sport, alimentation, prévention du stress, conciergerie. L'office manager propose un programme réaliste, choisit les prestataires, et mesure ce qui est vraiment utilisé plutôt que d'empiler les offres.
Rituels d'équipe
Les rendez-vous qui rythment la vie de l'entreprise : petit-déjeuner du lundi, point mensuel, accueil des nouveaux, célébrations. Ils tiennent dans le temps quand quelqu'un les porte : l'office manager prépare, réserve, rappelle, et s'assure que les rituels survivent aux semaines chargées.
Communication interne
Les informations qui circulent dans l'entreprise : newsletter, affichage, messages sur la messagerie interne, intranet. L'office manager en tient souvent la partie pratique : les nouvelles arrivées, les travaux, les événements, les règles de vie des bureaux.
Enquête d'engagement et eNPS
L'enquête interne qui mesure la satisfaction et l'engagement des salariés. L'eNPS (employee Net Promoter Score) en est la forme la plus courte : la part des salariés qui recommanderaient l'entreprise comme employeur, moins celle qui ne la recommanderait pas. L'office manager lance l'enquête, en garantit l'anonymat et présente les résultats à la direction.
Marque employeur
L'image de l'entreprise auprès des salariés et des candidats. La stratégie revient à la direction et aux RH ; l'office manager en porte la partie opérationnelle : l'accueil des candidats en entretien, la qualité de l'onboarding, les photos et les contenus du quotidien, les événements ouverts.
Avantages salariés
Ce que l'entreprise offre en plus du salaire : titres-restaurant, mutuelle, forfait mobilités durables, abonnements sportifs, réductions via le CSE. L'office manager les met en place avec les prestataires, les explique aux arrivants et en suit le budget.
QVCT (qualité de vie et des conditions de travail)
L'ensemble des actions qui améliorent les conditions de travail et l'équilibre des salariés. Le terme a remplacé QVT en 2021. L'office manager en porte souvent les actions concrètes : aménagement des espaces, événements, enquêtes internes.
Événements internes
Les fêtes de fin d'année, petits-déjeuners d'équipe, afterworks, anniversaires d'entreprise. L'office manager les organise de bout en bout : budget, lieu, prestataires, invitations, logistique, et le bilan après coup.
Séminaire
La réunion de toute l'équipe, ou d'une partie, hors du quotidien, sur une ou plusieurs journées, souvent hors des locaux. Pour une structure de 100 à 200 personnes, c'est un projet de plusieurs mois : cahier des charges, lieu, transport, hébergement, programme, prestataires, gestion des inscriptions. C'est l'un des projets typiques d'un profil Workplace & Employee Experience.
Team building
Une activité collective pensée pour renforcer les liens dans une équipe : atelier, jeu, sport, action solidaire. L'office manager en choisit le format avec le manager, selon le but recherché et le budget, et s'occupe de toute la logistique.
Déménagement
Le changement de locaux, l'un des projets les plus lourds pour un office manager : recherche, aménagement, prestataires, transfert des lignes et des contrats, formalités de transfert de siège si l'adresse du siège change.
Quels outils un office manager utilise-t-il ?
Les outils changent d'une entreprise à l'autre ; les catégories restent les mêmes. Un bon office manager s'adapte à ceux qui sont en place, et propose d'en changer quand ils freinent le travail.
SIRH (système d'information des ressources humaines)
Le logiciel qui centralise les données des salariés : dossiers, contrats, absences, entretiens, documents. Lucca, Factorial et Payfit en sont des exemples courants dans les PME. L'office manager en est souvent l'administrateur.
Logiciel de paie
L'outil qui calcule les bulletins et produit la DSN, à partir des variables saisies chaque mois. Payfit ou Silae, utilisé par la plupart des cabinets, en sont des exemples. L'office manager y saisit ou y transmet les variables.
Gestion des temps et des absences
L'outil où les salariés posent leurs congés et leurs absences, et où les managers les valident. Il alimente les variables de paie. L'office manager en paramètre les règles et en vérifie les soldes.
Outil de pré-comptabilité
Le logiciel qui collecte les factures, se connecte à la banque et rapproche les paiements. Pennylane en est l'exemple le plus répandu dans les PME françaises. C'est l'outil que l'office manager ouvre le plus souvent sur sa casquette finance.
Néobanque et cartes de dépense
Les comptes professionnels en ligne et les cartes attribuées aux salariés, avec collecte automatique des justificatifs : Qonto, Shine, Spendesk. Ils simplifient les notes de frais et le rapprochement bancaire.
Signature électronique
L'outil qui permet de signer contrats, avenants et devis à distance, avec une valeur juridique : Docusign ou Yousign, par exemple. L'office manager l'utilise pour faire signer et pour archiver.
Suite collaborative
La messagerie, l'agenda, le stockage et les documents partagés de l'entreprise : Google Workspace ou Microsoft 365. L'office manager crée et ferme les comptes, gère les licences et les droits d'accès.
Wiki interne
L'espace où l'entreprise écrit ses procédures, ses règles et ses informations pratiques : Notion, Confluence, ou un simple dossier partagé. C'est là que l'office manager range le mode d'emploi de l'entreprise, pour qu'il ne reste pas dans une seule tête.
Gestion des accès
La création, la modification et la suppression des accès d'un salarié aux outils, aux locaux et aux données. À l'arrivée, tout doit être prêt le premier jour ; au départ, tout doit être fermé le dernier jour.
Automatisation et IA
Les règles et les assistants qui prennent en charge les tâches répétitives : extraction automatique des factures, relances programmées, rédaction de courriers types. Un office manager s'en sert pour passer moins de temps sur la saisie et plus sur la coordination, qui reste un travail humain. Il est aussi celui qui déploie ces outils pour les autres : un outil de compte rendu de réunion par IA, par exemple, qu'il choisit, paramètre et explique aux équipes, plutôt que de prendre les notes lui-même.
Quels termes trouve-t-on dans un contrat d'office management externalisé ?
Quand le poste est confié à un prestataire, un autre vocabulaire apparaît : celui de la proposition commerciale et du contrat. Voici les termes que vous lirez, et ce qu'ils recouvrent chez Facilib. Notre comparatif des solutions d'office management externalisé les met en regard des autres modèles du marché.
Office manager externalisé
Un office manager salarié d'un prestataire, qui travaille pour votre entreprise sur un volume défini, quelques demi-journées ou quelques jours par semaine, sur place ou à distance. Vous gardez la main sur les priorités ; le prestataire porte l'emploi, le management et la continuité.
Temps partagé
Le principe selon lequel un consultant travaille pour plusieurs entreprises en parallèle, chacune sur un volume défini. C'est ce qui permet à une PME d'avoir un professionnel expérimenté sans avoir de quoi l'occuper à plein temps.
TJM (taux journalier moyen)
Le prix d'une journée de travail du consultant, hors taxes. Chez Facilib, un office manager se situe entre 400 et 500 € HT par jour, un gestionnaire administratif entre 350 et 450 € HT, un gestionnaire RH entre 450 et 600 € HT. Une demi-journée vaut la moitié de la journée du profil, et l'administratif simple se facture à partir de 50 € HT de l'heure.
Facturation au réel
Le principe selon lequel vous payez les heures ou les journées réellement travaillées, et non un forfait fixe. Une semaine de fermeture coûte moins cher ; une absence du consultant ne vous est pas facturée. C'est l'inverse de l'abonnement.
Régie
Le mode de prestation où le prestataire facture le temps passé par une personne dédiée, à l'opposé du forfait, où il facture un résultat à prix fixe. L'office management externalisé fonctionne en régie : on achète du temps et une compétence, sur un périmètre qui évolue.
Consultant en CDI
Un consultant salarié du prestataire, en contrat à durée indéterminée, qui intervient chez ses clients. Chez Facilib, 90 % de nos consultants sont en CDI chez nous. Dans certains cas, nous mobilisons un partenaire freelance de notre réseau, quelqu'un avec qui nous travaillons déjà : vous en êtes informé, il contractualise avec nous et l'encadrement reste le nôtre.
Freelance
Un indépendant qui facture directement son temps à ses clients. Il apporte de la souplesse, mais l'entreprise porte seule le risque de son absence ou de son départ, et doit recommencer la recherche à chaque fois.
Portage salarial
Un dispositif où un indépendant devient salarié d'une société de portage, qui facture ses missions à sa place. Le consultant reste autonome dans le choix de ses clients ; la société de portage n'encadre pas son travail.
Intérim
La mise à disposition d'un salarié par une agence d'emploi pour une mission temporaire, dans des cas prévus par la loi : remplacement, surcroît d'activité. L'intérimaire est en général à temps plein et pour une durée courte.
Responsable satisfaction client
Chez Facilib, la personne qui suit chaque mission : points réguliers avec le client, qualité du travail, ajustement du volume, et déclenchement du plan de continuité en cas d'absence du consultant.
Plan de continuité
L'organisation prévue pour que le poste ne s'arrête pas quand le consultant est absent. Chez Facilib, un remplaçant issu du même vivier prend le relais sous deux à trois jours, et la passation n'est pas facturée.
Périmètre de mission
La liste des tâches confiées au consultant, écrite au démarrage et revue au fil de la mission. Un périmètre clair évite les malentendus ; il peut s'élargir ou se resserrer par un simple échange.
Sans engagement
Le fait de pouvoir arrêter ou réduire la mission sans durée minimale, sans préavis et sans frais d'arrêt. Chez Facilib, le volume baisse par simple email, avec un effet immédiat ; il monte en deux à quatre semaines.
Internalisation
Le fait d'embaucher en interne le consultant qui intervenait en prestation, quand le poste devient permanent. Chez Facilib, c'est prévu dès le départ, à hauteur d'environ 20 % de son brut annuel.
Office manager, responsable, directeur
Les trois niveaux d'intervention sur les fonctions support. L'office manager exécute et structure. Le responsable organise un service. Le directeur conçoit la politique et arbitre. Au sein du Groupe Référence, Facilib tient le premier niveau ; quand un sujet devient une décision de direction, Référence DAF ou Référence DRH prennent le relais.
Index alphabétique des termes
- A : Accueil, Achats et fournisseurs, ADV (administration des ventes), Aménagement des espaces, Archivage, Arrêt de travail et subrogation, Assistant de direction, Automatisation et IA, Avantages salariés, Avenant, Avoir
- B : Bail commercial, Bien-être au travail, Bon de commande et bon de livraison, Bulletin de paie
- C : Clôture mensuelle, Communication interne, Congés payés et RTT, Consultant en CDI, Contrat de maintenance, Contrat de travail, Convention collective, CSE (comité social et économique)
- D : Délais de paiement, Déménagement, Documents de fin de contrat, DPAE (déclaration préalable à l'embauche), DSN (déclaration sociale nominative), DSO (délai moyen de paiement clients), DUERP (document unique d'évaluation des risques professionnels)
- E : Enquête d'engagement et eNPS, Entretien annuel et entretien professionnel, Événements internes, Executive assistant, Expérience collaborateur, Expert-comptable
- F : Facility management, Facturation, Facturation au réel, Facture électronique, FEC (fichier des écritures comptables), Flex office, Freelance
- G : Gestion des accès, Gestion des temps et des absences, Gestionnaire administratif
- I : Indemnités kilométriques, Intérim, Internalisation
- K : Kbis
- L : Les trois casquettes, Lettrage, Logiciel de paie
- M : Marque employeur, Mutuelle et prévoyance
- N : Néobanque et cartes de dépense, Note de frais
- O : Offboarding, Office management, Office manager, Office manager externalisé, Office manager, responsable, directeur, Onboarding, Outil de pré-comptabilité
- P : Périmètre de mission, Période d'essai, Plan de continuité, Plan de trésorerie, Politique de télétravail, Portage salarial, Pré-comptabilité
- Q : QVCT (qualité de vie et des conditions de travail)
- R : Rapprochement bancaire, Régie, Registre de sécurité, Registre unique du personnel, Relance et recouvrement, Responsable satisfaction client, Rituels d'équipe
- S : Sans engagement, Séminaire, Services généraux, Signature électronique, SIRH (système d'information des ressources humaines), Suite collaborative
- T : Taux d'occupation, Team building, Temps partagé, Titres-restaurant, TJM (taux journalier moyen), TVA
- V : Variables de paie, Visite d'information et de prévention
- W : Welcome pack, Wiki interne, Workplace, Workplace & Employee Experience Manager
Vous voulez qu'un office manager tienne ce vocabulaire à votre place ? Nos consultants interviennent dès une demi-journée par semaine, avec une offre et un profil sous 24 h. Tout est sur notre page office management, et sur notre page ressources humaines si c'est d'abord l'administration du personnel qui déborde.
Co-Directeur de Facilib by Groupe Référence. Il mène les premiers échanges avec les entreprises qui externalisent leur office management, leur administratif ou leur RH, et suit les missions avec l'équipe. Qui sommes-nous
