Votre (top) office manager à temps partagé.

Nous vous mettons à disposition un Office Manager proactif, garant du bien-être de vos collaborateurs, chargé de faire vivre vos bureaux et/ou d'assurer la gestion administrative, RH et financière complète ou partielle de votre entreprise.

Office manager Facilib.

Notre office manager intervient en suivant un planning récurrent, sur place ou à distance (vous décidez).

De la gestion de la paie à la gestion de vos locaux, nos office managers salariés vous libèrent de vos sujets chronophages.

Ils assurent le lien entre vos collaborateurs, votre entreprise et vos prestataires pour une prise en charge de qualité, partiellement ou totalement externalisée.

Une prestation fiable et flexible

Nous nous positionnons comme la référence de l'externalisation 100% made in France et proche de vous avec nos prestations fiables et flexibles.

  • Intervenant en CDI chez Facilib
  • Sans engagement
  • Haut niveau de confidentialité

Des résultats visibles immédiatement

Un office manager à temps partiel dans votre équipe permet un gain de temps et d'efficacité en plus d'une bonne maitrise des coûts et d'une véritable sensation de liberté.

2,5 jours
Temps moyen économisé par semaine
200%
D'efficacité personnelle en plus

Reprenez le contrôle de votre business

Notre valeur ajoutée est simple et sans appel, vous libérer avec une prestation unique de gestion à 360°.

94%
De nos clients ont la sensation d'accélérer dans leur business (2021)
0
Fermeture d'entreprise cliente en 5 ans (0% contre 30% de moy. nat.)

Nos expertises

Métier importé des Etats-Unis dans les années 2010, l'office management a vocation à allouer plusieurs missions transverses à une seule et même personne polyvalente.

La plupart des entreprises n'ayant pas besoin de postes dédiés et à plein temps sur une multitude de sujets, la présence d'un office manager à temps partiel est plus répandu dans les petites entreprises.

Il occupe cependant une place de plus en plus importante dans les grandes entreprises avec des missions légèrement différentes, plus orientées sur le bien-être quotidien que sur les fonctions administratives.

  • Gestion des ressources humaines
  • Gestion financière
  • Gestion des locaux & du bien-être

Ressources humaines

L'un des rôles de nos office managers est de faire vivre vos bureaux et d'animer vos équipes. Notre office manager est le garant du bon fonctionnement interne de l'entreprise et il peut également occuper des fonctions administratives.

L'office manager spécialisé dans les ressources humaines est également appelé People Ops Manager ou Happiness Manager
  • Gestion de la paie
  • Gestion des avantages salariés
  • Préparation des onboarding & welcome pack
  • Gestion des sujets de santé (médecine du travail, mutuelle, prévoyance...)
  • Organisation d'offsites, de séminaires, d'afterwork...
  • Relation avec les OPCO

Cette liste de mission est non exhaustive et reprend les principales missions qui nous sont demandées, nos prestations sont sur mesure, parlez-nous de vos besoins spécifiques.

Finance

Il est possible de confier les sujets de facturation, de recouvrement et de pré-comptabilité, aussi appelé rapprochement bancaire à son office manager.

L'office manager peut assurer la relation avec le cabinet d'expertise comptable sur la transmission mensuelle des pièces et participe a la préparation du bilan.

Il peut aussi tenir à jour des tableaux de suivi de trésorerie.

L'office manager en charge des finances est souvent assimilé à l'assistant de direction, il est principalement présent dans les structures sans Finance Manager/CFO
  • Préparation comptable
  • Facturation (édition, suivi, recouvrement)
  • Comptabilité de trésorerie (tableaux ou outils de suivi)

Cette liste de mission est non exhaustive et reprend les principales missions qui nous sont demandées, nos prestations sont sur mesure, parlez-nous de vos besoins spécifiques.

Gestion des locaux

L'office manager est le garant du bon fonctionnement des locaux, il s'occupe de la coordination des prestataires et du bien-être des équipes. L'office manager peut intervenir sur des projets spécifiques tels qu'un déménagement ou l'organisation d'un événement.

L'office manager spécialisé dans la gestion des bureaux est aussi appelé Workplace Manager ou Facility Manager pour les services généraux
  • Gestion des prestataires (sollicitations, négociations des contrats...)
  • Support technique de premier niveau
  • Gestion des accès
  • Gestion des fournisseurs (fournitures, matériels IT...)

Cette liste de mission est non exhaustive et reprend les principales missions qui nous sont demandées, nos prestations sont sur mesure, parlez-nous de vos besoins spécifiques.

Ils nous font confiance

TPE au Next 40, ils sont plus d'une centaine à faire appel à nos services.

Aurélie Boutboul
CEO, Soi Paris

Tenue de la comptabilité et la gestion de la paie.“Nous avons pu nous concentrer sur notre cœur de métier en déléguant ce sujet très chronophage, en ayant l'esprit tranquille.”

Valentin Pouzolles
CFO, MesDocteurs

Pour remplacer un Office Manager en congé maternité : Gestion administrative, gestion du personnel, gestion de la paie, tenue et suivi de la comptabilité analytique. "Livrables de qualité, respect des délais".

Vigdis Flaten
DRH Europe, Younited

Projet d'office management : gestion du bien-être quotidien des collaborateurs dans les bureaux, aménagement et maintien en état des bureaux, gestion des onboarding (formations, déjeuner des nouveaux, préparation du welcome pack), évènementiel interne (fêtes, animations). "Adaptation très rapide".

Pourquoi facilib ?

Un ensemble de services pour répondre à chaque besoin

Toutes les entreprises ont besoin de fonctions support (RH, Office, Admin, Finance...) mais elles n'en ont pas toutes besoin dans le même format.

temps partagé
Urgence ou Transition

Vous souhaitez obtenir un profil qualifié pour prendre le relais d'un titulaire absent, durablement ou en attendant de recruter un remplaçant.

Prendre rendez-vous
temps partagé
Besoin de Polyvalence

Vous avez besoin de vous décharger de sujets divers et variés comme les RH ou la préparation comptable, sans pouvoir occuper un temps plein.

Rencontrer un office manager
temps partagé
Expertises spécifiques

Besoin d'une expertise spécifique en RH, Office ou Finance et vous souhaitez bénéficier d'un expert métier (HR Manager, RAF...) sans avoir à le recruter.

Rencontrer un spécialiste
Recrutement
Recruter vos équipes

Vous peinez à recruter les meilleurs profils au sein de vos équipes : nos recruteurs et chasseurs de têtes, experts métiers, vous accompagnent.

Rencontrer un chasseur de têtes
la gestion de votre entreprise, simple et agréable

Vous reconnecter à votre métier

Nos ressources en temps partagé vous déchargent des sujets de gestion quotidienne
de votre entreprise, qu'ils soient admin, RH, financiers ou office.

01.

Besoin

Etudier vos besoins en temps partagé et vous proposer le ou les profils adaptés, avec un planning d'intervention sur mesure

02.

Intervention

Votre consultant prend en charge les sujets confiés et bénéficie d'expertises internes sur de nombreux sujet pour offrir une véritable sensation de liberté

03.

Management

Nous assurons le management et le suivi de la mission. Concentrez-vous sur l'essentiel, on s'occupe du reste !

Ils font de votre entreprise un succes

Nos consultants

Marine
Office manager
Stack

Fiabilité

Avoir nos équipes en CDI nous permet de vous accompagner de façon fiable et sur le long terme, sans changer d'intervenant.

Confidentialité & Sécurité

Ils bénéficient d'ordinateurs professionnels et ont des clauses de confidentialité.

Management

Nos salariés sont accompagnés pendant leurs missions et bénéficient d'expertises en interne. Nous nous assurons qu'ils répondent toujours à vos besoins avec efficacité.

Recrutement continu

Nous avons des annonces en ligne 365 jours par an. Dès qu'un top profil se présente à nous, nous le recrutons. En 2022, nous avons reçus plus de 3000 CV pour 7 recrutements.

Process exigeant

Nos critères d'embauches sont exigeants et passent par 3 entretiens, des prises de références et le passage de tests.

Compétences certifiées

Les compétences de nos intervenants sont vérifiées et vous sont garanties.

Formation continue

Nos collaborateurs sont formés en continu sur les derniers outils et sur les dernières réglementations.

Ils nous font confiance

“Excellente coordination”

Organisation de visites officielles internationales.

Florence Capdevielle
Directrice People & Culture, Domino's

“Travail très bien fait”

Tenue de la comptabilité et la gestion de la paie. “Nous avons pu nous concentrer sur notre cœur de métier en déléguant ce sujet très chronophage, en ayant l'esprit tranquille.”

Aurélie Boutboul
CEO, Soi Paris

“Livrables de qualité, respect des délais”

Pour remplacer un Office Manager en congé maternité :
Gestion administrative, gestion du personnel, gestion de la paie, tenue et suivi de la comptabilité analytique.

Valentin Pouzolles
CFO, Mes Docteurs

Sans engagement, qu'attendez-vous ?