Nous vous mettons à disposition un office manager proactif et garant du bien-être de vos collaborateurs, chargé de faire vivre vos bureaux et d'assurer la gestion administrative, RH et financière de votre entreprise.
Ces phrases sont celles de dirigeants qui nous ont appelés. Elles sont anonymisées. Sous chacune, ce qu'un office manager en fait.
Pour hier.
un dirigeant de petite structure, quand on lui demande pour quand il a besoin de quelqu'un
Il commence par ce qui ne peut pas glisser : la paie, les factures à émettre, les relances en cours.
Il était temps de déléguer l'admin, la compta, les RH. On portait tout nous-mêmes, et tout passait après le reste.
un dirigeant de PME de services, quelques semaines avant de démarrer
Un office manager polyvalent s'est avéré la solution la plus simple pour commencer : une seule personne, les trois périmètres.
On va à la pêche. On essaie de retrouver des documents dans les dossiers partagés, on en est là.
une dirigeante qui a récupéré la gestion administrative après un départ
Les pièces, les contrats et les suivis reviennent à un seul endroit, et la personne suivante s'y retrouve seule.
Ça fait des années qu'on fait le truc à l'arrache. À chaque fois on a un stagiaire qui arrive, un bras droit qui s'en occupe. Et là je me suis dit : j'en ai marre.
un fondateur qui absorbait l'administratif depuis des années
Une fois le quotidien tenu, il attaque les sujets qui traînent, et chacun repart avec une procédure écrite.
On a essayé de créer le poste, à deux reprises, sans succès. Donc on cherche à l'externaliser une bonne fois pour toutes.
un dirigeant de PME
Il commence par écrire le poste : qui fait quoi, avec quels outils, et pour quel volume réel.
On a de plus en plus de travail, mais pas assez pour justifier un deuxième temps plein.
une responsable administrative et financière d'une PME en croissance
Le bon volume ne se devine pas. Les premières semaines le mesurent, et le rythme se cale dessus.
À chaque fois je dois réexpliquer où sont les trucs, et c'est un peu fatigant.
une fondatrice de jeune entreprise en croissance
Ce que vous expliquez une fois est écrit dans la foulée. Ensuite, c'est le document qui transmet.
Les autres moments où l'on nous appelle
Votre situation n'est pas dans la liste ? Parlez-nous-en, nous avons souvent une réponse.
Un office manager prend en charge, dans une même entreprise, plusieurs fonctions transverses à la fois, pour que la direction se reconcentre sur ce qui crée de la valeur. Toutes les entreprises en ont besoin, mais pas forcément à plein temps : le nôtre intervient d'une demi-journée à cinq jours par semaine, sur place ou à distance, vous décidez.
Cette liste reprend les demandes les plus fréquentes. Elle n'est pas limitative : plus de cent autres missions nous sont confiées, et nos prestations sont sur mesure.
Ce qui était fait par bouts, ou dans la tête de la personne qui vient de partir, devient structuré et documenté. Quatre bascules, tirées de missions réelles.
Quelqu'un prend le périmètre, et ces heures reviennent à celui qui les absorbait par défaut.
Une seule personne polyvalente, qui connaît votre organisation et vos outils.
À chaque passage, la liste est reprise : qui vous doit combien, et depuis quand.
Elles sont centralisées dans votre outil, et un nouvel arrivant peut les reprendre seul.
Vous n'achetez pas un service, vous montez un dispositif : un office manager choisi pour vos trois terrains, un planning calé sur votre charge, et un prix qui en découle. Ce qui est grisé n'est pas facturé.
ExemplesTrois dispositifs parmi ceux qu'on monte chaque semaine. Le vôtre se compose avec vous au premier rendez-vous.
Trois exemples, pas trois formules : le profil, les compétences et le planning se composent avec vous au premier rendez-vous. Si le besoin est purement administratif, la page Externalisation administrative présente un gestionnaire dès une heure par mois.
Vous rencontrez la personne avant de signer quoi que ce soit, et vous pouvez la refuser sans frais.
On comprend votre situation, le périmètre concerné, le volume réel et votre échéance. Sans engagement et sans suite obligatoire.
Nous vous présentons un consultant qui correspond à votre contexte, avec une proposition chiffrée et un planning d'intervention sur mesure.
Confiez les tâches que vous voulez, à votre rythme. Nous assurons le management et le suivi de la mission, et vous n'avez aucun préavis à respecter pour arrêter.
Une seule grille, publique, la même pour tout le monde. Vous ne payez que le temps réellement travaillé.
Le tarif varie selon la séniorité du profil et le contexte de la mission. Il vous est confirmé par écrit avant tout démarrage. Une transition à temps plein est possible. Le volume s'ajuste par un simple email : à la baisse, effet immédiat ; à la hausse, sous 2 à 4 semaines.
Nos consultants pointent leur temps au jour le jour dans notre outil de suivi. En fin de mois, un récapitulatif détaillé accompagne la facture.
Plus de 400 entreprises accompagnées, de la startup de dix personnes au groupe de plus de mille salariés. Trois missions, et ce que leurs dirigeants en disent.
Une marque qui ne voulait ni recruter un profil administratif à plein temps, ni continuer à absorber la comptabilité et la paie en interne. Un office manager Facilib a repris ces deux périmètres.
« Nous avons pu nous concentrer sur notre cœur de métier en déléguant ce sujet très chronophage, en ayant l'esprit tranquille. »
Aurélie Boutboul, fondatrice, Soi Paris
Le poste devait continuer de tourner pendant l'absence de la titulaire, sur les trois périmètres à la fois : gestion administrative, gestion du personnel et suivi des bureaux. Un consultant a repris l'ensemble pour la durée du congé, puis a rendu le poste.
Une entreprise qui avait les fonctions administratives couvertes, mais personne pour tenir le quotidien des locaux et l'animation des équipes. Le consultant est intervenu sur ce seul périmètre, à temps partagé.
J'ai eu peur de déléguer au départ, mais mon office manager externalisé a tout de suite compris mon mode de fonctionnement. Je ne me sens plus seul dans ma boîte.
J'ai changé d'office manager externalisé une seule fois en 3 ans, et c'était moi qui l'avais demandé pour adapter mes besoins. Le suivi est sérieux, réactif, toujours professionnel.
Elle a mis en place un tableau de suivi pour mes factures impayées, je gagne au moins 10 heures par mois. Et tout ça sans que je le demande.
Ce que les dirigeants nous en disent se ressemble d'un appel à l'autre : reprendre le développement, se remettre sur les sujets qui rapportent, décider plutôt qu'exécuter.
Votre consultant relève qui fait quoi, avec quels outils et quels accès, et identifie vos interlocuteurs, chez vous comme chez vos prestataires. Pendant ce temps, les sujets urgents sont déjà traités.
Une restitution de deux heures avec votre consultant et le responsable satisfaction client : ce qui existe vraiment, ce qu'on rattrape tout de suite, et le plan des mois suivants.
Les sujets en souffrance sont repris et stabilisés, y compris ceux qui traînaient depuis plus d'un an. Ce qui n'existait que dans la tête de quelqu'un est documenté.
Ces repères décrivent une mission installée à deux jours par semaine ou plus. À un rythme plus léger, ils se décalent d'autant.
Un office manager qui travaille bien finit par écrire ce qu'il fait. Au bout de quelques mois, ce que personne n'avait pris le temps d'écrire existe noir sur blanc, et c'est à vous. Si vous arrêtez, ça ne part pas avec le consultant.
Ces livrables sont ceux d'une mission d'office management de quinze mois, dans une entreprise en forte croissance. Les premiers arrivent en quatre à six semaines.
Nos office managers sont salariés en CDI chez nous dans 9 cas sur 10, et ils ne travaillent jamais seuls. C'est ce que le Groupe Référence appelle l'Augmenté.
De 5 à 15 ans d'expérience, en PME, en cabinet, en startup ou en groupe. Ils ont déjà tenu ce poste ailleurs, ils ne se forment pas chez vous. Vous rencontrez la personne avant de signer, et vous pouvez la refuser sans frais.
Des experts RH, finance, juridique, outils et process répondent à leurs questions les plus complexes. Quand un sujet devient un chantier de direction, les marques du Groupe prennent le relais.
Il suit chaque mission et active le plan de continuité sous 24 h en cas d'absence : un remplaçant sous 2 à 3 jours, une passation qui ne vous est pas facturée. Vous ne dépendez pas d'une personne, vous dépendez d'un dispositif.
Accord de confidentialité signé avant la mission et maintenu 3 ans, accès ouverts par vous seul et coupés à la fin. Nous portons la responsabilité de l'intervention, couverte par l'assurance responsabilité civile professionnelle du Groupe.
entreprises accompagnées depuis 2017, de la startup de dix personnes au groupe de plus de mille salariés
de nos consultants sont salariés en CDI chez nous
années d'expérience par office manager
pour recevoir une offre chiffrée et le profil d'un consultant
Freelance, intérim, recrutement direct, consultant mis à disposition : quatre modèles pour le même besoin, et ils ne se distinguent pas par le prix. La vraie question n'est pas combien coûte la personne, c'est combien de fois vous allez devoir tout réexpliquer. Ce tableau compare donc ce qui est vérifiable.
| Critère | Freelance en direct | Intérim | Recrutement direct | Consultant Facilib en CDI |
|---|---|---|---|---|
| Délai pour démarrer | Dépend de qui est disponible. | Rapide, c'est sa promesse. | Le marché décide. Un temps partiel ne se recrute quasiment pas. | Offre et profil sous 24 h, démarrage sous 24 à 48 h. |
| Engagement et sortie | Selon le contrat, souvent avec préavis. | Motifs et durées encadrés par la loi. | Un CDD va à son terme. | Aucun engagement, aucun préavis. Vous arrêtez par email. |
| Continuité en cas d'absence | Pas de doublure. Son absence est votre absence. | Un autre intérimaire, sans continuité sur vos process. | Vous gérez, et vous payez quand même. | Remplaçant sous 2 à 3 jours. Passation et absences non facturées. |
| Si le profil ne convient pas | Vous recommencez la recherche, seul. | Un autre profil proposé. | Rupture d'essai, puis tout est à refaire. | Substitution garantie, sans frais ni carence. Vous rencontrez le profil avant de signer. |
| Structure du coût | Taux journalier sans charges. Les à-côtés restent chez vous. | Un coefficient sur le salaire. | Salaire et charges, même quand la charge baisse. | 400 à 500 € HT par jour, au temps réellement travaillé. Congés et fériés non facturés. |
| Ce qu'il y a derrière la personne | Ses compétences, et rien d'autre. | Une agence généraliste. | Votre organisation, si elle existe. | Tout le Groupe Référence : 200+ collaborateurs et des experts finance, RH et SI mobilisables. |
| Faire varier le volume | À renégocier, selon sa disponibilité. | En enchaînant les contrats de mission. | Un contrat de travail ne se module pas. | Par simple email. De une demi-journée à 5 jours par semaine. |
Ce que ça donne : une personne qui reste, que vous pouvez arrêter du jour au lendemain. C'est la seule combinaison que le marché ne propose pas.
En parler 30 minutesTrente minutes suffisent pour cadrer votre besoin. L'offre chiffrée et le profil suivent sous 24 h.
Quatre lignes suffisent : votre activité et la taille de l'équipe, ce que vous voulez confier en priorité, le volume envisagé en demi-journées par semaine, et votre échéance. Réponse le jour même dans la plupart des cas, sous 24 heures au plus tard.
Externaliser son office management touche à l'organisation, aux finances, parfois à des données sensibles. Voici les réponses, sans formule vague.
Un échange de 30 minutes suffit pour poser le périmètre, le volume et l'échéance.