Externalisation administrative pour les TPE

Q: Comment est suivi le temps passé par l'intervenant ?

L'intervenant renseigne ses temps d'intervention au jour le jour avec un récapitulatif clair des temps passés.

Q: Comment s'organisent les missions et la communication avec l'intervenant ?

Nous utilisons un tableau Trello ou autre outil de gestion de tâches. Nous sommes flexibles et à l'écoute de vos habitudes et pouvons vous recommander une méthode claire et fluide. C'est 100 % sur mesure, c'est vous qui choisissez pour garantir réactivité, simplicité, efficacité.

Q: Et si mon assistant tombe malade ou part en congé ?

La continuité de service est assurée et votre activité continue comme si de rien n'était.

Q: Est-ce que je peux arrêter quand je veux ?

Sans engagement, vous pouvez arrêter quand vous le souhaitez. La flexibilité est essentielle pour une TPE. Il n'y a aucun frais caché, vous ne payez que le temps réellement travaillé. Nous avons une obligation de moyen et de résultat avec des résultats concrets et visibles.

Q: Y a-t-il des frais cachés ou des frais de mise en place ?

Vous ne payez que le temps réellement travaillé. Pas de frais de mise en place, pas de frais de dossier, pas d'abonnement mensuel.

Q: Vos assistants sont-ils simplement exécutants, ou peuvent-ils aussi me conseiller ?

Nos assistants sont autonomes, expérimentés, et capables de prendre du recul pour vous faire gagner du temps et de l'argent. Si vous le souhaitez, nous sommes là pour faire progresser vos méthodes, pas juste les exécuter.

Questions fréquentes

Externaliser sa gestion administrative, c’est une décision importante.
On touche à l’organisation, aux finances, parfois même à des données sensibles. Chez Facilib, on ne fait pas de promesses vagues. On vous propose une solution claire, fiable, encadrée, avec de vrais salariés formés et assurés pour intervenir dans votre entreprise. Pas de surprises, pas de flou. Voici les réponses aux questions que se posent souvent nos clients avant de démarrer.
Vous vous y retrouverez sûrement.

Combien ça coûte concrètement ?

Nos prestations démarrent à partir de 50€ HT / mois pour 1 heure. Nous adaptons notre accompagnement à vos besoins réels, sans vous imposer de forfait inutile. Vous ne payez que ce qui est utile pour votre entreprise. Nous vous accompagnons à la carte. Certaines TPE nous délèguent 5 heures par semaine, d’autres 2 jours par mois. On s’adapte à votre charge de travail et on vous facture en conséquence, sans dépasser votre budget maximum.

Comment est suivi le temps passé par l’intervenant ?

Chaque intervenant Facilib renseigne ses temps d’intervention au jour le jour dans un outil dédié (BoondManager), utilisé en interne. En fin de mois, un récapitulatif clair des temps passés peut vous être transmis avec la facture, pour que vous sachiez exactement ce qui a été fait, et combien de temps cela a pris. C’est simple, transparent, et sans surprise.

Est-ce que j’aurai toujours la même personne ?

Oui. La stabilité est clé : vous avez un interlocuteur dédié qui connaît votre entreprise, vos outils, vos préférences. Cela garantit un gain de temps et une collaboration fluide.

Comment s’organisent les missions et la communication avec l’intervenant ?

Dès le démarrage, nous mettons en place une organisation simple et efficace avec vous. Un tableau Trello ou autre outil de gestion de tâches peut être mis en place pour suivre les missions, mais nous restons totalement flexibles et à l’écoute de vos habitudes. Si vous avez déjà une organisation en place, on s’y adapte. Si vous partez de zéro, on peut vous recommander une méthode claire et fluide pour suivre les priorités. La communication avec votre intervenant est aussi 100 % sur mesure : par mail, téléphone, SMS, Slack, Teams, ou même WhatsApp — c’est vous qui choisissez ce qui vous convient. L’objectif : réactivité, simplicité, efficacité.

Et si mon assistant tombe malade ou part en congé ?

C’est là toute la force de travailler avec une structure comme Facilib : la continuité de service est assurée. En cas d’absence (maladie, congé, imprévu), nous prévoyons un relais rapide avec un autre assistant déjà formé à vos outils et vos process. Vous ne vous retrouvez jamais sans solution, et votre activité continue comme si de rien n’était.

Et si la personne ne me convient pas ?

Si, malgré nos efforts, le courant ne passe pas, nous vous proposerons rapidement un autre intervenant. Notre objectif : une relation de confiance durable, pas un simple placement.

Est-ce que je peux arrêter quand je veux ?

Bien sûr. Nos contrats sont sans engagement. Vous pouvez ajuster, suspendre ou arrêter la mission quand vous le souhaitez, selon vos besoins et votre rythme. On sait que la flexibilité est essentielle pour une TPE : vous devez pouvoir vous adapter à votre activité, sans pression. Et il n’y a aucun frais caché, aucun coût de mise en place, ni forfait imposé : vous ne payez que le temps réellement travaillé. Nous voyons cela non seulement comme un gage de confiance, mais aussi comme une obligation de moyen et de résultat : c’est à nous de vous délivrer des résultats concrets et visibles, pour vous donner envie de continuer.

Y a-t-il des frais cachés ou des frais de mise en place ?

Aucun. Zéro. Chez Facilib, vous ne payez que le temps réellement travaillé par l’intervenant sur votre mission. Il n’y a pas de frais de mise en place, pas de frais de dossier, pas d’abonnement mensuel ou de surprises dans la facture. Pas de travail = pas de facturation. C’est simple, clair, et totalement transparent.

Vos assistants sont-ils simplement exécutants, ou peuvent-ils aussi me conseiller ?

Nos intervenants sont bien plus que de simples exécutants. Ce sont des profils autonomes, expérimentés, et capables de prendre du recul sur votre organisation. S’ils repèrent des axes d’optimisation, des outils pertinents, ou des process qui pourraient vous faire gagner du temps et de l’argent, ils vous les proposeront — si vous le souhaitez. Nous avançons à votre rythme : certains clients préfèrent confier des tâches précises, d’autres nous laissent structurer tout un pan de leur organisation administrative. Dans tous les cas, nous sommes là pour faire progresser vos méthodes, pas juste les exécuter.

Vous travaillez avec quels outils ?

Nos assistants sont formés à la majorité des outils bureautiques, comptables, RH et collaboratifs (Pennylane, Payfit, Silae, Sellsy, Lucca, Google Workspace, Office 365, Notion, Slack, Trello, etc.). Et s’ils ne connaissent pas un outil, ils s’y forment rapidement.

Est-ce que mes données sont sécurisées ? Comment ?

Absolument. Nos collaborateurs signent des clauses de confidentialité strictes, et nous appliquons des procédures rigoureuses pour la gestion de vos documents, mots de passe et données sensibles. Nous appliquons le principe de la décentralisation : vos données ne sont pas stockées sur nos serveurs et restent sur votre cloud. Nos collaborateurs sont équipés de MacBook de dernière génération, suivis par un prestataire informatique. Ils sont également formés pour repérer les tentatives de phishing.

Est-ce que je peux vous confier des tâches sensibles comme faire des virements ?

Oui, tout à fait.Nos collaborateurs sont nos salariés en CDI, ce qui signifie que nous prenons l’entière responsabilité de leur intervention. Ce ne sont ni des freelances, ni des intérimaires. Grâce à ce cadre, vous pouvez, si vous le souhaitez, ouvrir un accès sécurisé à votre compte bancaire, en enregistrant notre collaborateur avec sa carte d’identité. Nous sommes également couverts par une assurance professionnelle, qui protège nos clients et couvre les opérations jusqu’à 1 million d’euros, notamment pour les virements bancaires. C’est cette structure professionnelle qui permet à nos clients de nous confier des tâches très sensibles, en toute confiance.

Est-ce que vous pouvez vous interfacer avec mon comptable / avocat / prestataires ?

Oui. Nous pouvons faire le lien entre vous et vos différents prestataires, gérer les relances, le suivi, la coordination, etc. Vous gardez la vision globale, on s’occupe de l’opérationnel.

Est-ce que vous faites uniquement de l’administratif ?

Non. En plus de la gestion administrative courante, nos assistants peuvent aussi vous aider sur la comptabilité, du support RH, de la gestion de planning, de la facturation, ou encore du suivi client. On peut en discuter ensemble.

Comment ça se passe concrètement au début ?

Après un premier échange, nous identifions vos besoins et vous présentons un intervenant adapté (en CDI dans nos effectifs). Une phase de démarrage permet de cadrer les missions. Dès les premières heures, les premières tâches sont prises en main.

Quelle est la différence entre Facilib et un cabinet d'expertise comptable ?

Un cabinet d’expertise comptable s’occupe principalement de vos obligations légales et fiscales : bilans, déclarations, liasse fiscale, TVA… Chez Facilib, nous vous accompagnons au quotidien, sur toutes les tâches administratives en amont de la comptabilité : tri des factures, relances clients, saisie de données, gestion RH, suivi administratif, etc. En résumé : on fait tourner l’administratif au jour le jour, pour que votre expert-comptable n’ait plus qu’à consolider et à vous donner des conseils.

Est-ce que l’intervention se fait à distance ou sur place ?

Dans 80 % des cas, notre accompagnement est 100 % à distance — et ça fonctionne parfaitement. Nos assistants sont équipés, organisés, et habitués à travailler à distance avec efficacité : partage de fichiers, réunions, outils collaboratifs… tout est fluide. Si besoin, et dans certaines villes desservies, une intervention sur place peut être envisagée, mais uniquement pour des journées complètes. Pour vous, c’est simple : pas besoin de bureau dédié, pas de logistique, et un service opérationnel dès le démarrage.

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“Nous avons pu nous concentrer sur notre cœur de métier en déléguant des sujets très chronophages, en ayant l'esprit tranquille.”

“Facilib prend en charge avec efficacité plusieurs sujets : fiches de paie, demande d'aide OPCO / SYLAE, conseils admin.”

“L’administratif a toujours été pour moi très anxiogène et je me sentais dépassée jusqu’à ce que je rencontre Manon et son équipe.”

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